Dezenas de mensagens por responder, notificações constantes e a sensação de que nunca conseguimos chegar ao fim da caixa de entrada. Cláudia Ganhão, especialista em Organização Pessoal Minimalista, explica como algumas mudanças simples podem ajudar a reduzir a sobrecarga mental e a recuperar o controlo sobre o tempo que dedicamos ao e-mail.
Abrir o e-mail tornou-se, para muitas pessoas, uma das primeiras tarefas do dia e uma preocupação que se prolonga muito para além do horário de trabalho. Entre newsletters que nunca lemos, mensagens que exigem resposta e notificações que interrompem constantemente a concentração, a caixa de entrada pode facilmente transformar-se numa fonte de ansiedade.
Para Cláudia Ganhão, especialista em Organização Pessoal Minimalista, a solução passa por criar hábitos simples que permitam gerir as mensagens com maior intenção e evitar a acumulação.
“O e-mail tornou-se, para muitas pessoas, uma lista de tarefas que outra pessoa escreveu. Abrir a caixa de entrada sem um sistema mínimo é convidar o caos a entrar no nosso dia”, explica.
Começa por estabelecer horários para consultar o e-mail
Uma das primeiras recomendações da especialista é abandonar o hábito de verificar constantemente a caixa de entrada e definir dois ou três momentos específicos ao longo do dia para ler e responder às mensagens.
Desativar as notificações fora desses períodos permite reduzir as interrupções e preservar a concentração, evitando que cada novo e-mail determine o ritmo de trabalho.
Cláudia Ganhão aconselha também a aplicação da regra dos dois minutos. Sempre que uma mensagem puder ser respondida nesse intervalo, o ideal é fazê-lo imediatamente e arquivá-la ou eliminá-la. As restantes devem ser encaminhadas para uma pasta de tarefas pendentes, onde poderão ser tratadas posteriormente.
Menos newsletters, menos pastas e menos mensagens acumuladas
Outro passo importante passa por cancelar as subscrições que já não acrescentam valor, desde newsletters que deixámos de ler a promoções de lojas onde comprámos há vários anos. A especialista recomenda fazê-lo progressivamente, cancelando cada subscrição desnecessária à medida que as mensagens chegam.
Para organizar aquilo que realmente importa, sugere uma estrutura de apenas três pastas: uma para mensagens que exigem uma ação, outra para aquelas em que estamos à espera de uma resposta e uma terceira para os e-mails que queremos guardar como referência.
A especialista recomenda ainda separar a caixa de entrada da lista de tarefas, registando os compromissos e assuntos pendentes numa ferramenta própria, em vez de acumular mensagens por responder como forma de recordar aquilo que falta fazer.
Aprender a escrever menos e a desligar
A organização também começa na forma como comunicamos. Escrever mensagens mais curtas, claras e objetivas pode ajudar a reduzir o tempo dedicado ao e-mail e evitar trocas de correspondência desnecessariamente prolongadas.
No final do dia, o objetivo é deixar a caixa de entrada organizada, com as mensagens respondidas devidamente arquivadas e os assuntos pendentes encaminhados para as pastas correspondentes. Cláudia Ganhão defende igualmente a importância de desativar as notificações no telemóvel, impedindo que os e-mails de trabalho continuem a acompanhar-nos durante os jantares, as férias ou os momentos de descanso.
Uma abordagem minimalista à organização pessoal
Depois de cerca de 15 anos na indústria farmacêutica, Cláudia Ganhão decidiu mudar de vida em 2018, aos 41 anos, na sequência de um burnout. Atualmente, dedica-se à Organização Pessoal Minimalista, sendo autora do livro O teu Minimalismo, publicado em 2021, e fundadora da Academia A.M.E., através da qual disponibiliza mentorias, cursos, workshops e formações.
A especialista, que já ajudou mais de quatro mil mulheres, defende uma abordagem assente na criação de hábitos saudáveis, no autoconhecimento e numa organização que permita viver com mais tempo, foco e leveza.
No caso do e-mail, a proposta passa por estabelecer limites claros, criar um sistema simples e resistir à pressão de estar permanentemente disponível, recuperando o controlo sobre uma ferramenta que faz parte do nosso quotidiano profissional.
Artigo porCláudia Ganhão – Especialista em Organização Pessoal Minimalista
Site | www.claudiaganhao.pt
Instagram | @claudia_ganhao