Existe uma fantasia recorrente à volta da produtividade: se não conseguimos fazer tudo, talvez precisemos simplesmente de acordar mais cedo, trabalhar mais depressa ou prolongar o dia até à meia-noite. Só que muitas vezes o problema não está na quantidade de horas disponíveis. Está nas pequenas decisões, interrupções e tarefas pouco importantes que vão ocupando espaço sem sequer percebermos. É precisamente essa a ideia do conteúdo que inspirou este artigo: em vez de tentar fabricar mais tempo, começar por escolher melhor aquilo a que damos atenção. Entre as estratégias sugeridas estão a regra 80/20, planear o dia na noite anterior, começar pela tarefa mais importante, trabalhar em blocos, aplicar os 4 Ds e experimentar períodos de 90 minutos de concentração. E há aqui uma primeira distinção importante: estas ideias são normalmente chamadas “teorias da produtividade”, mas não são todas teorias científicas nem fórmulas universais. São sobretudo métodos e ferramentas que podem funcionar melhor ou pior consoante a pessoa, o trabalho e até o dia.
Comecemos pela famosa regra 80/20. O chamado Princípio de Pareto nasceu das observações do economista italiano Vilfredo Pareto sobre a distribuição desigual da riqueza e acabou mais tarde por ser aplicado a muitas outras áreas. Na produtividade, traduz-se numa ideia simples: uma pequena parte do nosso esforço tende a ser responsável por uma grande parte dos resultados. Os 80% e os 20% não devem ser interpretados como uma fórmula matemática que obrigatoriamente se repete na nossa lista de tarefas; é uma regra prática para nos obrigar a perguntar: “Quais são as poucas coisas que realmente fazem diferença?”. Imagine uma lista com 15 coisas. Responder a seis emails, mudar uma formatação e organizar uma pasta pode proporcionar uma satisfação maravilhosa porque riscámos nove linhas. Mas talvez preparar aquela proposta importante seja a única tarefa que realmente muda alguma coisa. O objetivo da regra 80/20 não é abandonar 80% da vida. É deixar de confundir estar ocupado com estar a avançar.
Daí chegamos a duas ideias que combinam muito bem: planear à noite e começar o dia pela grande tarefa. O método consiste em reservar cerca de dez minutos antes de dormir para decidir as três tarefas mais importantes do dia seguinte e, de manhã, perguntar qual delas fará maior diferença se ficar concluída. Não existe nada cientificamente mágico em fazer essa lista precisamente à noite, mas existe evidência interessante a favor de transformar intenções vagas em planos concretos. A investigação sobre implementation intentions mostra que definir antecipadamente quando e em que circunstâncias vamos executar uma ação pode aumentar a probabilidade de realmente a fazermos. Na prática, “amanhã tenho de tratar daquele relatório” deixa demasiado espaço para amanhã nunca chegar. “Às 9h30, antes de abrir o email, vou trabalhar no relatório” já é outra coisa. E atacar primeiro a tarefa importante tem uma vantagem óbvia: impede que gastemos as melhores horas do dia a responder a coisas que podiam perfeitamente ter esperado.
Depois aparecem os blocos de concentração. O conteúdo propõe duas possibilidades: reservar duas horas sem interrupções para uma única tarefa importante ou optar por períodos de 90 minutos de foco seguidos de 15 a 30 minutos de pausa. Aqui, mais importante do que discutir se o número perfeito é 90, 120 ou 73 minutos, está a ideia de proteger a atenção. A investigação de Sophie Leroy sobre aquilo a que chamou attention residue mostrou que, quando saltamos de uma tarefa inacabada para outra, uma parte da nossa atenção continua presa à anterior e o desempenho seguinte pode sofrer. Por outras palavras: escrever três linhas, abrir o WhatsApp, responder a um email, voltar ao documento, atender uma chamada e consultar o Instagram “só um segundo” não é trabalhar em cinco coisas ao mesmo tempo. É obrigar o cérebro a recomeçar cinco vezes. Há também investigação favorável às pausas: uma meta-análise com 22 amostras e mais de 2300 participantes concluiu que as micro-pausas têm pequenos efeitos positivos no vigor e na redução da fadiga, embora não melhorem automaticamente o desempenho em todas as tarefas. Portanto, sim ao foco e às pausas; não precisamos é de acreditar que existe um cronómetro biologicamente perfeito para toda a humanidade.
Para quem olha para 90 minutos e pensa “eu não consigo estar concentrada nem metade disso”, existe o Pomodoro. A versão popular é bastante simples: 25 minutos de trabalho, cinco de pausa e, depois de várias rondas, uma pausa maior. Foi criado por Francesco Cirillo no final dos anos 1980, quando era estudante e começou a usar um temporizador de cozinha em forma de tomate, daí o nome. Mas há uma curiosidade importante: o próprio criador diz que a técnica foi excessivamente reduzida à fórmula “25 minutos + pausa”. O sistema original inclui também planeamento, gestão de interrupções, estimativas e reflexão sobre a forma como usamos o tempo. Ainda assim, para dias em que começar é o problema, 25 minutos podem parecer muito menos intimidantes do que “tenho de trabalhar nesta apresentação durante a tarde inteira”. Às vezes não precisamos de motivação para três horas. Precisamos apenas de nos convencer a começar durante 25 minutos.
Outra ferramenta interessante são os 4 Ds: Do, Defer, Delegate, Delete — fazer, adiar/agendar, delegar ou eliminar. A proposta é passar cada nova tarefa por este filtro: é suficientemente rápida e importante para fazer agora? Precisa de ser feita, mas pode ficar marcada para outro momento? Há outra pessoa que a pode fazer? Ou, a pergunta mais libertadora de todas, isto precisa sequer de ser feito? O modelo é utilizado como uma estrutura simples de gestão de tarefas precisamente porque nos obriga a tomar uma decisão em vez de deixar tudo eternamente a viver numa lista. A regra dos dois minutos (fazer imediatamente aquilo que demora muito pouco) pode ser útil, embora não precise de ser seguida de forma religiosa. Se interromper um trabalho importante 17 vezes para completar 17 mini tarefas de dois minutos, acabámos de transformar uma regra de produtividade numa ótima forma de não produzir absolutamente nada.
E chegamos à ideia mais simples do conjunto: menos é mais. O último conselho lembra que dominar o tempo não significa fazer mais, mas escolher melhor aquilo que entra no dia. Talvez seja também o ponto mais relevante. Vivemos rodeados de aplicações de produtividade, planners, métodos, calendários coloridos e pessoas na internet que parecem ter feito exercício, meditado, lido 40 páginas e preparado pão caseiro antes das sete da manhã. Mas produtividade não deveria significar transformar cada espaço vazio em mais uma oportunidade para fazer alguma coisa. Estudos sobre interrupções e descanso apontam precisamente para a importância de proteger períodos de atenção e recuperação, em vez de exigir ao cérebro rendimento máximo durante todo o dia.
Talvez a melhor forma de experimentar estes métodos seja, por isso, não tentar aplicar todos na próxima segunda-feira. Escolher um. Se temos dificuldade em começar, testar Pomodoro. Se passamos o dia a saltar de uma coisa para outra, experimentar um bloco protegido de foco. Se a lista parece não acabar nunca, aplicar os 4 Ds. Se fazemos imenso e chegamos ao fim da semana com a sensação de que nada importante avançou, testar a pergunta do 80/20. E se acordamos todos os dias sem saber por onde começar, decidir três prioridades na noite anterior pode ser suficiente.
Porque ganhar horas no dia não significa descobrir secretamente a 25.ª hora. Significa talvez chegar às seis da tarde e perceber que fizemos aquilo que realmente precisava de ser feito, sem ter de passar o resto da noite a recuperar do dia que tivemos.
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